Comment faire régularisation charges ?

Sommaire de l’article : Vous devrez rajuster la déduction pour frais après avoir reçu le relevé annuel de votre syndic. Il est nécessaire d’aviser le locataire un mois à l’avance et d’avoir les reçus disponibles pendant 6 mois. Vous ne pouvez réglementer que les frais qui sont dus depuis plus de 3 ans.

Si vous avez choisi d’accumuler des frais dans votre bail (et non un forfait de frais qui est disponible pour la location meublée ou pour les colocataires), la loi exige que vous régliez cette disposition chaque année en fonction des coûts réels engagés .

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Dans cet article, nous allons essayer de vous expliquer tous les points importants de cette régularisation des coûts de location, qui sont parfois appelés liquidation des frais .

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Conseil Smartloc Dans ce Article sera la régularisation actuelle de la location. Pour savoir comment définir vos frais lors de la création du bail (montant, provision ou forfait), lisez notre fiche pratique sur la fixation des frais dans le bail.

Gestion de la location Vous êtes le propriétaire et souhaitez calculer votre rajustement de dépenses ?

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Quelles dépenses sont remboursées par le locataire ?

Tout d’abord, les frais que vous pouvez facturer au locataire pour les dépenses sont limités à la liste des frais de location publiée par décret . Il comprend les principales bornes de recharge : ascenseur, eau chaude et froide, entretien des espaces communs, petites réparations locatives, etc.

Dans la pratique , cette liste est particulièrement utile pour facturer les frais d’une maison. Dans le cas d’un condominium, vous serez facturé la majeure partie des frais de location par le fiduciaire dans le cadre de votre appel de frais de copropriété. Dans le barème annuel des honoraires qui vous est envoyé, le syndic a déjà préparé la ventilation des honoraires admissibles selon la liste légale .

Pour calculer les frais admissibles, il vous suffit de payerla partie recouvrable des frais de copropriété dans le relevé annuel et éventuellement d’ajouter les frais que vous auriez payés directement (en particulier, la taxe sur les déchets domestiques qui n’est pas en dehors de l’accumulation des frais) et comparer les montant total réellement engagé avec la destination qui vous a été payé.

Exemple d’un État récapitulatif des dépenses relatives aux copropriétés et location dans la colonne des parts

Quand les charges devraient-elles être réglementées ?

Vous devez régler le montant des frais dès que possible, idéalement dès que vous obtenez le nombre final de frais d’appartement, plus facile au début de l’année pour l’année précédente, lorsque vous êtes la propriété individuelle. La loi prévoit ensuite que le locataire doit être averti pendant au moins un mois avant de procéder à la régularisation, notamment en transférant le nombre de taxes par type de redevances :

Un mois avant cet ajustement, le propriétaire informe le locataire du calcul des redevances et des bâtiments collectifs selon le mode de répartition entre locataires et, le cas échéant, des informations sur les modalités de calcul des coûts de chauffage et de production d’eau chaude collective. Six mois à compter de la date d’envoi de ce déclaration, les reçus sont conservés des conditions normales qui sont disponibles pour les locataires.

Par conséquent, en dehors du comptage général par type et, le cas échéant, les conditions de distribution, si vous êtes dans un immeuble collectif, il n’est pas nécessaire de fournir d’autres documents au locataire. Attention La transmission de ses documents est obligatoire Article 23 de la loi du 6 juillet 1989 afin de veiller à ce que l’ensemble de la détermination des taxes soit abrogé, comme en témoigne la jurisprudence contradictoire.

CA Rennes, 16 mai 2018 : Les locateurs n’ont pas communiqué la méthode d’attribution des frais aux locataires, malgré les défis. Par conséquent, les frais de location ne sont pas justifiés et doivent être remboursés au locataire. https://t.co/kyY3rScjUe

— Louis du Merle (@louisdumerle) 19 mai 2018

Factures pour la consultation

Au-delà selon le type de compte des honoraires et dans un résumé complet conformément à l’article 23 de la loi de 89, le bailleur n’est pas tenu de fournir tous les documents, y compris les factures, justifiant les frais de location. La loi prévoit simplement qu’elles soient mises à la disposition du locataire, qui peut donc les consulter, le plus souvent avec le syndic qui les détient dans le cas d’une copropriété (voir la réponse ministérielle « ).

CA Colmar, 19.3.18 : La loi du 6 juillet 1989 réglementant le bail n’oblige pas le locateur à verser les frais aux locataires, mais seulement à fournir les pièces justificatives pour une période d’un mois https://t.co/rZ74e71YIF

— Louis du Merle (@louisdumerle) 21 mars 2018

Comment réguler les charges ?

Comment calculer les charges à réguler ?

Une fois que vous avez défini les frais doivent récupérer auprès du locataire, le calcul est assez simple : le montant à ajuster est égal à la différence entre les frais réels et la provision pour les frais pour la période de référence.

Si la différence est positivenégative , alors le locataire vous devra de l’argent dans cette régularisation. Si la différence est , le locataire recevra de l’argent avec cette régularisation.

Le sujet de la période en question est toujours délicat, il n’y a pas de règle réelle, mais nous recommandons une régularisation tout au long des années civiles . La TEOM (taxe sur l’élimination des déchets ménagers) est toujours sur une année civile, le coût des condominiums peut s’étendre jusqu’à l’année civile ou sur une période de deux ans). Après tout, le locataire peut arriver ou partir pendant l’année et vous obliger à payer au prorata faire.

Pour de bon, utilisez le modèle de calcul ci-dessous pour comprendre un exemple. Ce tableau est disponible via notre gestion de location en ligne, que vous pouvez essayer gratuitement pendant 30 jours.

Dans notre exemple, le locataire a trop payé, vous devez donc lui retourner 31,45€. Notez que le calcul est assez complexe, puisque les frais de coppro ne sont pas sur une année civile. Notre tableau est automatiquement simplifié lorsque les frais de copropriété sont calculés du 1er janvier au 31 décembre.

Régularisation des honoraires et des recettes spéciales

Afin d’ accompagner le relevé de facture et la répartition possible entre les occupants d’un immeuble collectif, vous devez envoyer au locataire une lettre ou un e-mail indiquant le montant total qu’il a en termes de charges à payer, le montant effectivement dû et la différence (positive ou négative). résume le prochain terme de la location. La feuille de calcul fournie est donc utile car elle vous permet de décrire le calcul en détail. Nous offrons également un modèle de courriel complet pour régulariser les frais grâce à notre gestion de location en ligne.

Dans notre exemple, nous devons déduire 31,45€ de la prochaine échéance locative.

Vous pouvez envoyer une notification de paiement et/ou un reçu de paiement immédiatement après le virement.

Ajustement de la réserve de dépenses

Une fois la détermination clarifiée, la question de l’adaptation de la disposition se pose. Le propriétaire n’a pas besoin de rajuster l’allocation aux dépenses réelles de l’année précédente. Dans notre exemple précédent, la différence entre la valeur réelle et le montant fourni peut être faible (moins de 10 %) que les bailleurs décident de s’en tenir à une marge de 130€ et pas à 127€.

Le problème est particulièrement difficile lorsque le coût de la location comprend une part importante du chauffage commun et de l’eau chaude : le propriétaire peut être tenté d’ajuster la provision en cas d’année exceptionnelle, bien que la moyenne historique soit contractuellement plus proche de la détermination de la fourniture.

Si la différence est importante et n’est pas due à une augmentation temporaire du chauffage, il est préférable de changer la précaution pour les charges afin qu’elle respecte le niveau de dépense correct. Notre modèle de courriel, fourni par la gestion de la location en ligne, comprend également un paragraphe qui fournit au locataire le nouveau montant de compensation pour les dépenses utilisées comme base pour calculer le montant à payer.

Notez qu’il sera également nécessaire d’ajuster les reçus que vous envoyez au locataire.

Oublier la régularisation : La sort des coûts de location non recouvrés

Délai de prescription pour l’ajustement des taxes

Si vous oubliez de réglementer l’accumulation des frais, la loi ALUR a introduit une recette pour les baux signés après le 27 mars 2014 : toute action en vertu du bail est obligatoire après 3 ans, en faveur ou contre le bailleur . La question de la date de début de la prescription n’est pas évidente pour la liquidation des honoraires, dans la copropriété on peut penser que c’est la transmission de l’état annuel des dépenses de la copropriété par le fiduciaire.

Au cours de cette période de trois ans, le propriétaire peut demander la régularisation des accusations qu’il aurait oubliées. La loi, qui stipule simplement que la régularisation avec plus d’un an de retard doit être lissée mensuellement à la demande du locataire .

Poursuite du locataire pour règlement tardif

Sachez que le locataire peut également imposer un rajustement de frais au propriétaire pour les frais au cours de la même période de trois ans.

Après la reprise du bail par courrier, le locataire peut contacter la Magistrate Court (éventuellement à l’avance la commission de médiation du département) et demander une régularisation forcée.

Il convient de noter que le propriétaire ne risque pas un remboursement intégral du régime de redevances au motif qu’il n’a pas effectué l’ajustement, comme l’a confirmé un récent arrêt de la Cour d’appel de Criom.

CA Riom, 30 avril 2018 : #charges locatives => L’obligation de régularisation annuelle n’impose aucune pénalité et son défaut ne peut en aucun cas entraîner la restitution de tous pendant le bail au locataire

https://t.co/KRTXvFzLPq — Louis du Merle (@louisdumerle) 2 mai 2018

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Régularisation au départ du locataire : déduction du dépôt

En cas de départ du locataire au cours de l’année, par exemple, le 1er juin 2017, le locataire a payé une provision pour frais au cours de l’exercice 2016, qui n’est connu qu’en 2018 lorsque les comptes de copropriété sont déclarés. Afin de garantir au propriétaire un ajustement possible en sa faveur, le propriétaire peut retenir jusqu’à 20% de l’acompte , qu’il ne retournera pas au locataire tant que le compte des frais n’est pas connu.

Cette réticence sera sera finalement déchaîné par régularisation en faveur du bailleur, mais devrait également être complété si la régularisation est en faveur du locataire.

Il est, bien sûr, de noter que dans son calcul, le propriétaire doit retenir le temps passé par le locataire dans l’appartement en proportion de l’exercice des frais – dans notre exemple, 5/12 d’un an.

Ce calcul complexe de régularisation, la rétention de 20% du dépôt, l’exigence d’une dette envers le locataire longtemps après son départ, complique la gestion de votre loyer (surtout avec Raumshare) et peut créer des tensions avec le locataire.

Nous recommandons à nos clients une clause de renonciation au règlement après le départ du locataire, que vous trouverez dans notre article complet sur ce sujet.

Locataire impayé pour les honoraires

attention à la régularisation accusations abusives

Qu’ il s’agisse de régularisation lors d’un bail ou d’un règlement après le départ du locataire, le locataire est tenu de payer le loyer et les frais qui peuvent être réglementés sous la peine de résiliation de son bail.

Il est donc tout à fait possible de poursuivre le locataire pour honoraires impayés et de demander la clause de résolution en cas de paiement impayé, compte tenu du délai de prescription de trois ans que nous avons mentionné.

Il est également possible de faire appel au garant dans les mêmes conditions qu’un loyer impayé (voir notre article sur l’activation de la caution), après avoir vérifié si l’acte commun et plusieurs obligations de sécurité comprennent des frais de location.

Consultation Smartloc Comme alternative aux garants, nous recommandons un Assurance loyer, qui couvre également les réclamations concernant les frais de location et leurs éventuels règlements.

Suivi du départ locataire

Dans le cas spécifique d’un locataire , la procédure est plus aléatoire, car vous avez moins de pression et il est plus compliqué de trouver le locataire. Par conséquent, si le montant de la dette est — plus de 1 000€, par exemple, après régularisation du compteur d’eau — cela peut coûter le coût de la formalisation du locataire et de la soumission ultérieure au tribunal.

Cependant, assurez-vous de bien créer le fichier avant de commencer la procédure, en particulier pour justifier que la régularisation significative n’est pas une régularisation abusive. Il peut ne pas être dû à un dysfonctionnement dû au propriétaire (fuite des conduites d’eau) ou à une sous-estimation des charges. Si nécessaire, le propriétaire assume la risque que sa demande de régularisation soit annulée par le juge qu’il est trop brutal ou injuste.

Enfin, si la dette locative est faible, inférieure à 1000€ net de la déduction possible de 20% sur le dépôt, nous ne recommandons pas d’engager une procédure contre un locataire qui a quitté les locaux, les frais de procédure et le temps passé peuvent ne pas en valoir la peine.

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